Строительство было слишком дорогим (№04/2007)

В его фирме происходило что-то невероятное: все попытки сократить расходы по строительству никак не могли увенчаться успехом. Казалось бы, менеджер серьезно всю занимался решением этого вопроса, но результаты были очень слабенькими. Предполагалось, что новое здание обойдется в одну сумму, но в итоге получалась совершенно другая картина... Что же делать?

Генеральному директору Юрию Граченко пришлось провести собственное расследование. Он занялся изучением проектно-сметной документации. Поговорил с подрядчиком. Сделал несколько звонков в другие фирмы, оказывающие аналогичные услуги. С удивлением он узнал, что стоимость их услуг значительно ниже, чем в организации, с которой он сотрудничает.

- Мне пришлось пережить нелегкое время - бессонные ночи с множеством не дающим покоя вопросов, - рассказывает Юрий Гаврилович. - Вывод был один. Что можно думать, если ответственное должностное лицо фирмы, выбирая подрядчика, отдает предпочтение не тому, у которого наиболее выгодные условия? А не дают ли взятку этому должностному лицу подрядчики? Это же обыкновенное мошенничество! Впрочем, ситуация для многих знакомая.

Вообще, специалисты утверждают, что большая часть убытков предприятий является следствием вполне определенных действий персонала. Причиной этих действий может быть умысел либо халатность, но корень зла в людях, в их отношении к своим обязанностям. Поэтому важным моментом является такой аспект деятельности системы безопасности, как контроль за работой персонала. Если эта часть работы отлажена, то руководству необходимо решить, что делать с этими выявленными фактами.

После выявления факта мошенничества персонала либо недобросовестного исполнения или своих служебных обязанностей, которое привело к потерям для предприятия, встает проблема доказательства и вопрос: как возместить потери? Причем нужно однозначно доказать, что данные потери предприятие понесло вследствие действий сотрудника, иначе существует вероятность, что будут наказан не истинный виновник событий. Наиболее приемлемым способом доказательства, в рамках предприятия является служебное расследование.

Прежде чем его начинать, необходимо четко определиться со следующими моментами: кто проводит служебное расследование, какова его цель.

Лица, проводящие служебное расследование, должны иметь определенные знания и опыт. Знания в области права, а опыт в области проведения подобных мероприятий. Причем лучше, если служебное расследование проводит не один человек, а комиссия, в состав которой входят главный бухгалтер, начальник отдела кадров, руководитель системы безопасности. Необходимо придать правовой статус данной комиссии и ее действиям, закрепив данные положения приказом по предприятию. В приказе имеет смысл отразить и права членов комиссии, таких как требование объяснений (в том числе письменных) с сотрудников, снятие копий с документов, привлечение к работе в комиссии других сотрудников предприятия.

- Проводя свое служебное расследование, мы хотели найти виновного, - вспоминает ход событий Юрий Граченко. - Для меня это было очевидно. Но нужно было также выяснить причины произошедшего. И не просто так, для любопытства. Ведь фирма собирается работать, развиваться. Подобные случаи не должны были повторяться. Нам предстояло выработать предложения по исключению подобных случаев в дальнейшем.

Оказывается, у служебного расследования есть свой порядок действий. Сначала необходимо выяснить суть случившегося, понять что произошло, а также выяснить последствия произошедшего. Постарайтесь предположить, что могло быть причиной случившегося, понять, какого рода информация может быть полезна и где ее можно найти.

На втором этапе следует собрать документированную информацию, имеющую (или могущую иметь) связь с произошедшим (лица, объекты, время...), собрать свидетельские показания, объяснения с участников, агентурные сведения.

Далее необходимо проанализировать всю накопленную информацию, для чего следует сопоставить разнородные сведения на предмет нахождения связей, нестыковок, выяснить их причины, глубину связей и уточнить собранный материал.

На четвертом этапе вам предстоит вынести мотивированное заключение. Для этого на основе фактического материала определить виновника, причины случившегося и меры по исключению в дальнейшем подобных фактов.

Объяснения с участников и свидетелей необходимо брать в письменной форме, а если есть возможность, то несколько раз с разрывом во времени. Это даст возможность закрепить полученную информацию, облегчит ее обработку, а в случае лжесвидетельствований даст возможность выявить это по нестыковкам в деталях.

По окончании служебного расследования, то есть после вынесения мотивированного заключения и утверждения его первым руководителем, возникает новый вопрос: каким образом с виновника взять возмещение тех потерь, которые понесло предприятие? Данный вопрос осложняется тем, что в соответствии законодательством сотрудник может нести ответственность только в пределах его оклада. Большая сумма возмещения возможна в следующих случаях: личное согласие сотрудника, судебное решение, наличие договора о полной материальной ответственности. Поэтому актуальным является вопрос, как воздействовать на сотрудника.

- Мы не подавали в суд, слишком уж близким был для нас этот человек, - вздыхает Юрий Гаврилович. - Договорились компенсировать потери другими методами. Да и подрядчики оказались сговорчивыми. Снизили нам цены. Хотя, начни мы расследование раньше, удалось бы избежать многих финансовых трат.

А вы задумайтесь над некоторыми вещами, происходящими в вашей фирме. Например, ваш менеджер, ища клиентов для фирмы, параллельно сводит производителей и потребителей услуг, не проводя данные действия через бухгалтерию предприятия, и происходит это во время, оплаченное работодателем... Подумайте, не кладет ли он комиссионные полностью себе карман.

А что, если кладовщик, в процессе отпуска товара, обвешивает клиента? Может, он присваивает созданные таким образом излишки?

И о методах поиска подрядчиков не забудьте. Возможно, вас ожидает впереди служебное расследование.

Юлиана БОГДАНОВИЧ